וואטסאפ

ניהול צוות לאירועים

ניהול צוות קייטרינג — לשבץ, לתדרך ולדעת כמה זה עולה

טבחים, מלצרים, הקמה ופירוק — לכל אירוע, לכל תפקיד, בלי לרדוף אחרי מי מגיע ומתי. הכל יושב על האירוע עצמו.

מסך תיאום הצוות בטובנטו — שיבוץ אנשי צוות לאירוע קייטרינג עם תפקיד, שעות עבודה, שכר לשעה ודמי נסיעות, וסיכום התשלום לכל איש צוות.
בריף ושיבוץ לצוות האירוע — מי, מתי, איפה וכמה.

ניהול צוות קייטרינג הוא חצי מהעבודה ביום האירוע: מי מבשל, מי מגיש, מי מקים, מי מפרק — וכמה כל אחד עולה לך. טובנטו מחברת את השיבוץ לאירוע עצמו: כל תפקיד מוגדר עם השכר שלו, הצוות משובץ לכל עמדה ולכל משימה, כל עובד מקבל את הבריף שלו, ועלות הצוות זורמת ישר אל ההצעה ואל הרווחיות של האירוע.

נשמע מוכר?

הצוות נבנה בראש ובוואטסאפ — מי פנוי, מי כבר שובץ למקום אחר, וכמה מלצרים צריך באמת לכמות האורחים הזו. עובד מגיע בלי לדעת לאיזו עמדה, טבח הכנה לא יודע מה להכין מראש, ובסוף החודש אתה מנסה לשחזר מהזיכרון כמה שילמת על כל אירוע. ככל שהאירועים צפופים יותר, כך גדל הסיכוי שמישהו ייפול בין הכיסאות.

שיבוץ צוות לכל אירוע ולכל תפקיד

מגדירים פעם אחת את התפקידים — טבח, מלצר, הקמה, פירוק, מנהל אירוע — והשכר שמתאים לכל אחד. לכל אירוע משבצים את האנשים לתפקידים שלהם, ויחס עובד-לאורחים עוזר להעריך כמה צוות באמת צריך. הצוות לא יושב בגיליון נפרד אלא על האירוע עצמו, לצד התפריט, העמדות והספקים.

כל עובד מקבל את הבריף שלו

במקום להסביר לכל אחד בנפרד בערב האירוע, כל עובד משובץ למה שצריך ממנו — מלצרים לעמדות ההגשה, צוות הקמה ופירוק לשעות שלהם, וטבחי הכנה למשימות ההכנה שלהם מראש. הצוות מגיע יודע מה התפקיד, לאיזו עמדה ובאיזה זמן, ופחות דברים נופלים עליך ביום עצמו.

עלות הצוות חלק מהרווח

השכר של כל תפקיד לא יושב בצד אלא נכנס לתמונה הכלכלית של האירוע: עלות הצוות זורמת אל הצעת המחיר ואל חישוב הרווחיות, לצד חומרי הגלם, הציוד וההובלה. כשמשבצים בפועל את מי שעבד ואת השכר שלו, מתקבל צפי משכורות לאירוע במקום ניחוש בסוף החודש. והכל בעברית, מימין לשמאל — לא תוכנת כוח אדם כללית שתורגמה.

שאלות נפוצות

אפשר להגדיר תפקידים ושכר שונה לכל תפקיד?

כן. מגדירים תפקידים — טבח, מלצר, הקמה, פירוק, מנהל — וקובעים לכל תפקיד את התשלום שמתאים לו, כך שהשיבוץ והעלות מדברים את אותה שפה.

איך יודעים כמה אנשי צוות צריך לאירוע?

המערכת עוזרת להעריך לפי יחס עובד-לאורחים, כך שכמות האורחים נותנת נקודת פתיחה לכמה מלצרים וטבחים לשבץ — ואתה מתאים לפי סוג האירוע.

אפשר לראות כמה הצוות עולה לכל אירוע?

כן. עלות הצוות נגזרת מהשיבוץ ומהשכר לכל תפקיד, נכנסת אל ההצעה ואל הרווחיות, ומאפשרת צפי משכורות לאירוע במקום שחזור מהזיכרון.

המערכת בעברית ומימין לשמאל?

כן, טובנטו בנויה לקייטרינג הישראלי — בעברית מלאה ובממשק מימין לשמאל, כולל ניהול הצוות והשיבוץ לאירוע.

האירוע הבא יכול להגיע עם צוות שכבר יודע מה לעשות.

שיחה קצרה בוואטסאפ, בלי התחייבות — נראה לך שיבוץ צוות על אירוע אמיתי שלך.