איך לתמחר אירוע קייטרינג

השיטה: מתחילים מעלות המזון לאורח

רוב הקייטרינגים מתמחרים לפי אחוז עלות המזון (פוד קוסט): כמה אחוז מהמחיר ללקוח, לפני מע״מ, הולך על חומרי הגלם. איך מחשבים אותו ומה משפיע עליו באירוע? הסבר מלא במדריך פוד קוסט בקייטרינג.

מחיר לאורח לפני מע״מ = עלות המזון לאורח ÷ יעד אחוז עלות המזון.

דוגמה: עלות המזון לאורח היא ₪45, ואתם רוצים שהמזון יהיה שליש מהמחיר. המחיר לאורח הוא ₪135 לפני מע״מ (₪45 הם שליש מ-₪135), ו-₪159.30 כולל מע״מ 18%. את 67% מהמחיר שנשארים מעל המזון, ₪90 לאורח, מחלקים בין צוות, השכרות, תקורה ורווח. הם עוד לא רווח.

תוספת על העלות או אחוז רווח?

יש שתי דרכים לנקוב באותו מחיר, וקל לבלבל ביניהן. תוספת על העלות מחושבת על העלות: מחיר = עלות × (1 + התוספת). תוספת של 200% על ₪45 נותנת ₪135. אחוז רווח הוא החלק מהמחיר שנשאר לכם: מחיר = עלות ÷ (1 − אחוז הרווח).

הבלבול עולה כסף. תוספת של 30% על עלות של ₪100 נותנת ₪130, ואחוז הרווח בה הוא רק 23% מהמחיר. כדי ש-30% מהמחיר באמת יישארו, המחיר צריך להיות ₪142.86 (100 ÷ 0.7).

במחשבון החינמי הסרגל הוא תוספת על עלות המזון בלבד, ומתחתיו רואים כמה אחוז מהמחיר הולך על המזון וכמה נשאר מעליו. בטובנטו קובעים «אחוז רווח», כלומר אחוז מהמחיר, על כל העלויות של האירוע: מזון, השכרת ציוד, צוות ועלויות אחרות.

מה נכנס למחיר לאורח

טעות נפוצה היא לתמחר רק את האוכל. מחיר נכון מכסה את כל העלויות:

• חומרי גלם – עלות המרכיבים בפועל לכל מנה.
• כוח אדם – שפים, מלצרים, צוות הכנה, הגשה, הקמה ופירוק.
• ציוד והשכרות – כלים, ציוד הגשה, שולחנות והובלה.
• תקורה – מטבח, רכב, ביטוח ושיווק, בחלוקה יחסית לכל אירוע.
• פחת ומרווח ביטחון – תמיד מזמינים קצת יותר, וצריך לקחת את זה בחשבון.
• רווח – מה שנשאר אחרי הכל, וזו כל הנקודה.

מחיר למבוגר ומחיר לילד

כשילדים אוכלים מתפריט ילדים, מתמחרים אותם לפי עלות המזון של התפריט הזה, ולא כאחוז קבוע ממחיר המבוגר. כשאין תפריט ילדים, מחשבים את החלק של מנה רגילה שילד אוכל. מחיר ילד שנמוך מעלות המזון שלו הוא הפסד על כל ילד באירוע.

בטובנטו הסכום לאירוע הוא מספר המבוגרים כפול המחיר למבוגר, ועוד התפריטים הנלווים, כמו תפריט הילדים. כשמחיר הילד נמוך מעלות המזון של מנת הילד, מופיעה אזהרה. אם מספר האורחים משתנה אחרי שקבעתם מחיר למבוגר, קבעו את המחיר מחדש: הסכום לאירוע לא משתנה איתו.

כמה צוות להכניס למחיר

צוות מתמחרים לפי שעות ולא לפי ראש: כמה אנשים בכל תפקיד, כמה שעות כל אחד, כולל הקמה ופירוק, ונסיעות. לפי חוק שעות עבודה ומנוחה, שתי השעות הנוספות הראשונות ביום משולמות ב-125% מהשכר הרגיל, ומעבר להן ב-150%. עבודה ביום המנוחה השבועית משולמת לפחות ב-150%, ושעות נוספות בשבת משולמות בתעריף גבוה עוד יותר. מעל השכר יש עלות מעסיק: ביטוח לאומי, הפרשות לפנסיה ולפיצויים, הבראה וחופשה. את השיעורים שחלים על העסק שלכם בדקו עם רו״ח או עם ספק השכר, ופרטים על החוק יש בכל זכות.

בתמחור בטובנטו, שורת הצוות מבוססת על האומדן מלוח הצוות, כל עוד הוא עדכני. אחרת נכנס רק שכר בסיס, בלי שעות נוספות, שבת ועלות מעסיק, והשורה מסומנת «שכר בסיס בלבד». לפני שתכננתם צוות, כתוב «לא כולל צוות».

השכרות וציוד

ציוד ששוכרים לאירוע הוא הוצאה ישירה, ומכניסים אותה למחיר במלואה. גם לציוד שלכם יש עלות, גם אם אין עליה חשבונית: בלאי, שבר, שטיפה והובלה.

בטובנטו נכנסת לתמחור העלות של מה ששוכרים מספקי ציוד. ציוד בבעלותכם נספר ב-₪0, אז את הבלאי והשבר שלו צריך לכסות מתוך אחוז הרווח. הובלה ועלויות נוספות רושמים ביד בשורת «אחר».

מע״מ: לקוח פרטי מול לקוח עסקי

ללקוח פרטי מציגים מחיר כולל מע״מ: חוק הגנת הצרכן (סעיף 17ד) מחייב להציג לצרכן את המחיר הכולל, עם המסים. ללקוח עסקי נהוג לתת מחיר לפני מע״מ ולהוסיף שורת מע״מ, כי הוא מקזז אותו. שיעור המע״מ הוא 18% מינואר 2025, ועוסק פטור לא גובה מע״מ. על המקרה של העסק שלכם כדאי לשאול רו״ח.

בטובנטו קובעים פעם אחת את שיעור המע״מ של העסק, ואם המחירים שלכם כבר כוללים מע״מ. בחוזה מופיעים המחיר לפני מע״מ, המע״מ והסה״כ, והרווח מחושב תמיד לפני מע״מ.

מינימום אורחים ותוספת לאורח

חלק מהעלויות לא קטנות כשיש פחות אורחים: הובלה, שעות מינימום לצוות והקמה. לכן כדאי לקבוע מינימום אורחים לכל חבילה, ומחיר לכל אורח מעל המספר שסוכם.

בטובנטו רושמים לכל תבנית תפריט מחיר לאורח ומינימום אורחים. המינימום מודפס, והמערכת לא אוכפת אותו. בחוזה אפשר להכניס סעיף «תוספת לאורח נוסף»: אחוז מהמחיר לאורח על כל אורח מעל המספר שסוכם, ובסגירת האירוע הסכום מחושב לפי מספר האורחים בפועל.

איך מכניסים משגיח כשרות למחיר

משגיח כשרות הוא עלות של האירוע כמו כל איש צוות: לפי השעות שלו, כולל ההקמה, או לפי מה שגוף הכשרות גובה. בטובנטו אין תפקיד משגיח מובנה. מוסיפים תפקיד «משגיח» ב«תפקידים ותעריפים» ומשבצים אותו למשמרת, וכך הוא נכנס לעלות הצוות. כשגוף הכשרות מחייב בנפרד, רושמים את הסכום בשורת «אחר». סימון «משגיח צמוד» בדרישות הכשרות של האירוע לא מוסיף שורת צוות.

שלוש טעויות שעולות לכם כסף

1. תמחור מהראש

אומדן גס בלי לחשב עלות מרכיבים אמיתית. ברגע שהמנות משתנות או מחירי הספקים עולים, הרווח נעלם, ואתם מגלים את זה רק בסוף החודש.

2. לשכוח עלויות נסתרות

הובלה, פחת, שעות צוות נוספות, ציוד שנשבר. כל אלה אוכלים את הרווח אם הם לא בתוך המחיר.

3. ניחוש בהזמנות לספקים

מזמינים יותר מדי (פחת) או פחות מדי (ריצה ברגע האחרון). הזמנה לפי התפריט ומספר האורחים חוסכת לכם כסף.

איך זה עובד בטובנטו

במקום אקסל וניחושים, טובנטו מתמחרת את האירוע על עלויות המרכיבים האמיתיות שלכם. אתם רואים את הרווח לפני שאתם אומרים ללקוח כן: הצוות נכנס מרגע שתכננתם אותו, ומחיר שחסר מסומן ולא מנוחש. התפריט ומספר האורחים בונים את רשימת הקניות לספקים, עם מרווח ביטחון ועיגול לאריזה של הספק. אצל הלקוח הראשון שלנו, הצעת מחיר שלקחה 3–4 שעות לוקחת עכשיו 10–20 דקות.