לידים ולקוחות
כל ליד ואירוע ברשימה אחת או בלוח שנה, עם השלב, ההתקדמות ומספר האורחים. השלב מתקדם לפי הפגישה, הטעימה, נעילת התפריט, ושליחת החוזה והחתימה עליו.
מערכת ניהול קייטרינג
לידים, תמחור, חוזים, אירועים, ספקים וצוות. הכל במערכת אחת שבנויה לקייטרינג.
- עבודה על הצעת מחיר
3–4 שעות10–20 דקות - הזמנות ספקים
הערכות והחזרותהזמנות לפי התפריט והאורחים - תכנון אירוע
20–30 שעותכ-5 שעות לתכנון מלא
מערכת ניהול קייטרינג, מקצה לקצה.
טובנטו היא מערכת ניהול קייטרינג בעברית, פלטפורמה לניהול אירועי קייטרינג במקום אחד, מהליד ועד הרווח. לידים, תמחור, חוזים, אירועים, ספקים, צוות ורווחיות מחוברים זה לזה סביב האירוע, ולא מפוזרים בין הזיכרון לקבצי אקסל.
תמחור לפי עלות המזון, השכרת הציוד והצוות שתכננתם
רואים את העלות ואת הרווח עוד לפני שאומרים ללקוח מחיר, והמחיר המוסכם נכנס לחוזה. מחיר שחסר מסומן ולא מנוחש.
ניהול אירועים מקצה לקצה
לפני האירוע, במהלכו ואחריו: מי, מה, מתי וכמה, במקום אחד.
הזמנות ספקים מתוך התפריט
רשימת הקניות נבנית לבד מהתפריט וממספר האורחים, ולחיצה אחת הופכת אותה להזמנות לספקים.
ניהול צוות ומשימות
משבצים עובדים למשמרות ולתפקידים בכל אירוע, מהצוות שלכם או מחברת כוח אדם, ואפשר לשייך כל משימה לאחראי.
מעקב רווחיות
אחרי האירוע רואים מה תכננתם מול מה שקרה בפועל, מההכנסות ועד הרווח.
לידים ושלבי מכירה
כל ליד ואירוע בלוח שנה או ברשימה אחת. רואים את השלב וההתקדמות של כל אחד.
ניהול מלאי
יודעים מה יש במלאי ומה צריך להזמין, ועודפים חוזרים למלאי כשסוגרים את האירוע.
שעות ושכר צוות
השעות והשכר המשוער של כל עובד מחוברים לאירוע, ובסוף החודש מוציאים קובץ אקסל מוכן לספק השכר.
לקריאה נוספת: תוכנה לניהול קייטרינגהמוצראיך לתמחר אירוע קייטרינגמחשבון פוד קוסט ועלות מנה
ככה זה עובד מבפנים.
מערכת אחת לכל העסק, מהשיחה הראשונה ועד סגירת האירוע.
תמחור
עלות האירוע מחושבת עוד לפני שקובעים מחיר. אם חסר מחיר, המערכת מסמנת ולא מנחשת. מתמחרים לפי אחוז רווח או לפי מחיר לאורח.
ניהול ותכנון אירועים
פריסה, צוות, הזמנות ומשימות הכנה – הכל במקום אחד.
רווחיות
במסך הניתוח רואים את הרווחיות של האירועים שכבר התקיימו, לפי סוג אירוע וסגנון הגשה. ואחרי כל אירוע רואים גם תכנון מול ביצוע, עד שורת הרווח. ההכנסה והרווח בתמונה הם מאז מרץ ולפני מע״מ, והמספרים הם נתוני הדגמה.
נשמע מוכר?המחיר של לעבוד מהראש
- כל ההזמנות בין אקסל, הזיכרון ועשרות צ׳אטים. רק לקוות שלא שכחתם כלום.
- תמחרנו, תכננו, ביצענו. עדיין לא יודעים בוודאות כמה הרווחנו.
- אין תבנית, אין שגרה. כל אירוע מתחיל מאפס, גם אם עשיתם אותו עשר פעמים.
- שעות של עבודה על הצעת מחיר, ובסוף – תמחור לא נכון.
- שנייה אחת בחוסר ריכוז והכל נופל, כי הכל נמצא בראש שלכם.
הקייטרינג לא חייב לחיות בראש.
כל ההזמנות מתועדות
כל הזמנה וכל מוצר מתועדים, מעודכנים וידועים מראש.
כל המספרים במקום אחד
עוקבים אחרי שעות ושכר הצוות, ההזמנות, ההכנסות והרווח בכל אירוע.
אוטומציה לתהליכים הכבדים
התהליכים שחזרתם עליהם אלף פעם קורים לבד.
לדעת את השורה התחתונה כבר בהתחלה
תמחור שבנוי על מחירי הספקים והצוות שתכננתם. רואים את הרווח הצפוי עוד לפני שקובעים מחיר.
מהמשרד ועד האירוע
טובנטו עובדת בדפדפן, במחשב או בנייד, כל עוד יש אינטרנט. מהלך היום ונוכחות הצוות מותאמים לנייד.
מה גרם לי לבנות את טובנטו
יום אחד פשוט נמאס לי – מהבלגן, מהלחץ, מהתחושה שאין פה שום סדר.
בטוח יש דרך יותר טובה לעשות את זה.
אחרי כמעט עשור בעולם האירועים – התחלתי כמלצר, סיפקתי כוח אדם, ניהלתי חברת בר וניהלתי אולם – הבנתי שיש דרך לעבוד אחרת.
בניתי את טובנטו כדי להביא את היעילות של עולם הטכנולוגיה לתחום שמשפיע על הרגעים הכי מיוחדים בחיים של אנשים.
התוצאות מדברות בעצמן.
אני רוצה לשמוע עוד ←— איתי פיזנטי, מייסד טובנטו
מה משתנה אחרי חודש עם טובנטו.
עבודה על הצעת מחיר3–4 שעות10–20 דקות
הזמנות ספקיםהערכות והחזרותהזמנות לפי התפריט והאורחים
תכנון אירוע20–30 שעותכ-5 שעות לתכנון מלא
“אני לא יודע אם עוד שפים יושבים שעות כמוני על זה — אבל מה שקרה פה עכשיו, זה פשוט מטורף.”שף קייטרינג, לקוח של טובנטודברו איתנו בוואטסאפ ←
המערכת באלפא סגורה. הצטרפו לבטא בתשלום.
מחיר השקה מוזל לזמן מוגבל, לעסקים שרוצים להשפיע ולעצב את המערכת.
שאלות נפוצות על ניהול קייטרינג
- מה זו מערכת ניהול קייטרינג?
- מערכת ניהול קייטרינג מרכזת במקום אחד את הלידים, התמחור, החוזים, האירועים, הספקים, הצוות והרווחיות של העסק, במקום לנהל אותם בזיכרון ובאקסל. טובנטו בנויה לקייטרינג הישראלי: בעברית ומימין לשמאל, עם מחירים בשקלים ושורת מע״מ. מנה שמערבת בשר וחלב, או שלא מתאימה למטבח של האירוע, נחסמת אלא אם רושמים חריגה. כשמזמינים מספקים, נבדקת הכשרות שרשמתם לכל ספק מול דרישת הכשרות של האירוע. טובנטו לא מפיקה חשבוניות: הן מופקות במורנינג (חשבונית ירוקה) כשחשבון מורנינג במסלול Best ומעלה מחובר לטובנטו.
- למי מתאימה טובנטו?
- לעסקי קייטרינג ומפעילי אירועים בישראל שעושים בערך 15–80 אירועים בשנה, עם צוות קטן עד בינוני.
- איך טובנטו מייעלת את ניהול הקייטרינג?
- התהליכים שחזרתם עליהם אלף פעם קורים לבד. מתמחרים לפי עלויות אמיתיות ורואים את הרווח לפני שקובעים מחיר, ורשימת הקניות לספקים נבנית מעצמה מהתפריט וממספר האורחים. פחות עבודה ידנית, ויותר אירועים עם אותו צוות.
- מה ההבדל בין טובנטו לאקסל או ל-CRM כללי?
- אקסל ו-CRM כללי לא נבנו לקייטרינג. את תמחור האירוע על עלויות אמיתיות ואת ההזמנות לספקים מתוך התפריט תצטרכו לבנות ולתחזק בעצמכם. בטובנטו זה כבר מובנה.
- כמה עולה טובנטו?
- המערכת באלפא סגורה. למצטרפים לבטא יש מחיר השקה מוזל לזמן מוגבל. את המחיר נסגור איתכם בשיחה. יש התחייבות לשלושה חודשים, ואחריהם עוברים למחיר הרגיל שבעמוד המחירים. משלמים לפי הצעות: כל אירוע רלוונטי שתמחרתם נספר כהצעה אחת.
- איך מתחילים?
- נרשמים לבטא בעמוד ההרשמה או כותבים לנו בוואטסאפ, וניצור איתכם קשר תוך 24 שעות. בשיחה קצרה נראה לכם את המערכת על אירוע אמיתי שלכם, ונדבר על העסק ועל תנאי הבטא.