מחשבון פוד קוסט ועלות מנה לקייטרינג

מהמרכיבים להצעת מחיר בחמישה שלבים

1. כמה אורחים. מזינים כמה אורחים יהיו באירוע, ומיד מופיע המחיר ללקוח: מחיר לאורח כולל מע״מ, ממה הוא בנוי (עלות המזון, התוספת והמע״מ) והסה״כ לאירוע. המחשבון נפתח על 100 אורחים ועם מנה לדוגמה, עוף בגריל ברוטב, שאפשר לשנות או להחליף. כדי להתחיל הצעה חדשה לוחצים על «התחלת הצעה חדשה»: המנות, שם הלקוח ותאריך האירוע מתאפסים, ושם העסק ופרטי הקשר נשארים. ההצעה הקודמת נשמרת ב«הצעות אחרונות», ומשם אפשר לפתוח אותה שוב.
2. מה נכנס לכל מנה. לכל מנה נותנים שם ומוסיפים את המרכיבים שלה: כמות ל-10 אורחים, יחידה (ק״ג, גרם, ליטר, מ״ל או יחידות) ומחיר לפני מע״מ בשקלים לק״ג, לליטר או ליחידה, כמו במחירון של הספק. גם כמות בגרמים או במ״ל מתומחרת לפי אותו מחיר לק״ג או לליטר, אז אין צורך לחשב מחיר לגרם. מוסיפים כמה מנות שצריך, ובכל מנה כמה מרכיבים שצריך.
3. כמה להוסיף על עלות המזון. מזיזים את הסרגל בין 50% ל-500%, בקפיצות של 10%, או מקלידים אחוז מדויק בשדה שלידו. סיכמתם עם הלקוח מחיר לאורח? מזינים אותו, והמחשבון מחשב את התוספת שמגיעה אליו בדיוק. מתחת לסרגל רואים מה התוספת אומרת בכסף: כמה הלקוח משלם על כל ₪1 של מזון, ואיך המחיר לאורח מתחלק בין המזון לבין מה שנשאר אחריו לכוח אדם, ציוד, תקורה ורווח. על הסרגל מסומן לדוגמה טווח של 190%–300%. הוא לא יעד: כמה צריך להישאר מעל המזון תלוי בעסק שלכם. בסוף השלב מופיעים שוב מספר האורחים והמחיר, כך שאפשר לשנות את שניהם בלי לגלול למעלה.
4. פירוט התמחור. המחשבון מסכם את עלות המזון של כל מנה ושל התפריט כולו, מוסיף את התוספת ומעליה מע״מ 18%. בפירוט התמחור רואים עלות מזון, תוספת על המזון, עיגול המחיר לאורח כשיש כזה, מחיר לפני מע״מ, מע״מ, מחיר ללקוח, מחיר לאורח כולל מע״מ ומחיר לאורח לפני מע״מ. ליד כל מרכיב מופיעה גם הכמות להזמנה לאירוע.
5. הקבצים. מורידים הצעת מחיר ללקוח ב-PDF, עם התפריט והמחיר בלבד, וקובץ Excel עם פירוט העלויות ורשימת הזמנה לספקים. מה שתזינו ב«פרטים להצעת המחיר», שם העסק, טלפון או אימייל, שם הלקוח ותאריך האירוע, מופיע בראש ההצעה, ושם הקובץ כולל את שם הלקוח, מספר האורחים והמחיר לאורח, כך שכל גרסה של ההצעה נשמרת בקובץ משלה. גם תפריט ארוך נכנס להצעה במלואו, על כמה עמודים אם צריך.

פוד קוסט: כמה מהמחיר הולך על המזון

פוד קוסט (food cost) הוא אחוז עלות חומרי הגלם מתוך מחיר המכירה לפני מע״מ. מחשבים אותו כך: עלות המזון לאורח ÷ המחיר לאורח לפני מע״מ × 100. בדוגמה שלמטה, ₪45 מזון מתוך מחיר של ₪135 הם פוד קוסט של 33%. המחשבון מראה אותו מתחת לסרגל, בשורה «מזון», והוא משתנה כשמזיזים את התוספת. מה משפיע על הפוד קוסט באירוע ואיך קובעים לו יעד? הכל במדריך פוד קוסט בקייטרינג.

הנוסחה: מעלות המזון למחיר לאורח

המחשבון מתחיל מעלות המזון. לכל מרכיב: כמות ל-10 אורחים × מחיר לק״ג, לליטר או ליחידה לפני מע״מ, חלקי 10, כפול מספר האורחים. סכום כל המרכיבים בכל המנות הוא עלות המזון של האירוע.

מעליה מוסיפים תוספת על עלות המזון. עלות המזון כפול (1 + התוספת) היא המחיר לפני מע״מ, ועם מע״מ 18% זה המחיר ללקוח. המחיר לאורח הוא המחיר ללקוח חלקי מספר האורחים.

שימו לב שהסרגל הוא תוספת על העלות, לא אחוז רווח: תוספת של 200% היא רווח גולמי של 67% מהמחיר לפני מע״מ. מתחת לסרגל מופיעים שני המספרים, אחוז המזון מהמחיר ומה שנשאר אחרי המזון, וגם בשקלים לאורח, כדי שלא תתבלבלו ביניהם. מהשארית הזאת משלמים קודם כוח אדם, ציוד ותקורה, ורק אחר כך נשאר רווח.

דוגמה: עלות מזון של ₪45 לאורח עם תוספת של 200% נותנת ₪135 לאורח לפני מע״מ ו-₪159.30 כולל מע״מ. המזון הוא 33% מהמחיר, ו-67% מהמחיר נשארים מעל המזון. זה עוד לא רווח: את השאר צריך לחלק בין כוח אדם, ציוד, תקורה והרווח שלכם.

מחשבון עלות מנה: כמה עולה כל מנה וכמה להזמין

עלות מנה היא סכום העלויות של המרכיבים שלה. בטבלה של כל מנה, העמודה «עלות ל-10» מראה כמה עולה כל מרכיב ל-10 אורחים. בתחתית המנה יש שתי שורות: «עלות המנה לאורח» היא עלות המזון של מנה אחת והיא לא משתנה עם מספר האורחים, ו«עלות המנה לאירוע» היא אותה עלות כפול מספר האורחים.

במנה לדוגמה, עלות המנה לאורח היא ₪8.56, ולאירוע של 100 אורחים ₪856. אין צורך לשנות את מספר האורחים כדי לראות את העלות לאורח אחד.

העמודה «להזמנה» מראה כמה להזמין מכל מרכיב: הכמות ל-10 אורחים כפול מספר האורחים חלקי 10, ועוד 5% לפחת ולמנות נוספות. מרכיב שנספר ביחידות מעוגל כלפי מעלה. למשל, 2 ק״ג חזה עוף ל-10 אורחים הם 21 ק״ג להזמנה ל-100 אורחים.

רוצים לראות מחיר ורווח של מנה אחת? השאירו בתפריט רק אותה. התוספת בפירוט התמחור היא מה שנשאר מעל עלות המזון, לפני כוח אדם וציוד.

המחשבון סופר רק את חומרי הגלם

כוח אדם, ציוד, השכרות, הובלה ותקורה לא נכנסים לחישוב, ואותה תוספת חלה על כל התפריט. את כל אלה צריך לכסות מתוך התוספת או להוסיף למחיר בעצמכם. גם בהצעת המחיר כתוב ללקוח שהמחיר כולל מזון בלבד.

בהרבה קייטרינגים עושים את החישוב הזה באקסל או מהראש, ואת הטעות בעלויות מגלים כשהאירוע כבר מאחוריכם. בטובנטו מחשבים את עלות האירוע מהמתכונים וממחירי הספקים שלכם, כולל השכרת ציוד וצוות שתכננתם לאירוע, ורואים את אחוז הרווח לפני שקובעים מחיר. התפריט של האירוע בונה גם את רשימת הקניות לספקים.